26.02.2024
Wann darf das weg? Aufbewahrungsfristen im Blick
Die Kellerräume mancher Friseurgeschäfte platzen mit Buchführungsunterlagen aus allen Nähten. „10 + 2 Jahre“ ist die Faustregel für die Aufbewahrungspflicht, weiß TOP HAIR-Experte Holger Püschel.
Gestapelte Kartons mit EC-Kassenschnitten und eingelösten Gutscheinen, Ordner mit Kontoauszügen, Rechnungen, Lohnunterlagen und allerlei Geschäftsbriefen sowie Korrespondenz mit Krankenkassen, Steuerberatern und Behörden – viele Friseurunternehmer*innen wissen, wovon die Rede ist. Doch wie lange muss das alles aufbewahrt werden?„,10 + 2 Jahre‘ sind es, um auf der sicheren Seite zu sein. Für manche Unterlagen gilt nur eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Aber Vorsicht: Genau diese kommen in Friseurunternehmen nur selten vor, z. B. Geschäftsbriefe ohne Belegfunktion oder Angebote mit Auftragsfolge. Eine Falle sind auch Thermopapier-Belege, die häufig nach kurzer Zeit verblassen und es dann an der notwendigen Lesbarkeit fehlt. Eine weitere Herausforderung sind elektronisch eingegangene Rechnungen, denn sie sind elektronisch aufzubewahren, am besten in einem kleinen Dokumentenmanagementsystem. Der Ausdruck auf Papier genügt nicht.
Rentenunterlagen oder Grundstücksverträge sollten in eigenem Interesse sogar länger als 10 Jahre aufbewahrt werden. Aufbewahrungspflichten und -fristen sind mühsam und langwierig. Zum Glück betreffen Steuerprüfungen in der Regel nur die letzten drei Jahre. Das heißt aber nicht, dass zeitlich davor alles vernichtet werden kann.
Mein Tipp: Unterlagen keinesfalls zu früh oder bedenkenlos entsorgen. Trocken und geordnet lagern. Bei elektronisch archivierten Belegen auf sorgfältige Datensicherungen achten.“
